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Case Voestalpine: Einheitliche Bestellvorgänge


„Innerhalb kürzester Zeit konnten wir die Anzahl der katalogbasierten Bestellungen mehr als verdoppeln. Fehler bei Freitextbestellungen konnten wir eliminieren und die Anzahl an Materialstammdaten in unserem ERP-System konnte um mehr als 20.000 Artikel reduziert werden.“

Harald Kremer, Katalog- und Prozessmanagement, voestalpine Stahl GmbH

Herausforderung

Einheitliche Bestellvorgänge für eine Vielzahl von Unternehmen und Standorte schaffen. Selbstständiges Agieren der Lieferanten, ohne die Kontrolle zu verlieren. Einkaufsdaten sicher und compliant speichern. Entlastung des Einkaufs von operativem Aufwand.

Lösung

Alle Beschaffungsabläufe sind mit der Einführung der neuen Plattform eindeutig definiert und strukturiert. Der Bearbeitungsaufwand und die Kosten sanken. Die Lieferanten verfügen über eine Plattform, auf der sie ihre Kataloge und Kontraktdaten selbstständig bereitstellen und pflegen. Mit objektiven Kriterien für die Bewertung der Lieferanten konnte deren Anzahl deutlich reduziert werden.

Einheitliche Bestellvorgänge für eine Vielzahl von Unternehmen und Standorte

Die voestalpine ist weltweit in 50 Ländern mit rund 500 Konzerngesellschaften und –Standorten vertreten. Die Beschaffungsprozesse waren sehr unterschiedlich aufgesetzt. Deshalb wurde für alle Konzern-Gesellschaften ein einheitliches und leicht zu bedienendes Beschaffungs- und Bestellportal eingeführt.

Großes Optimierungspotential

Vor Einführung der neuen Plattform nutzten die Mitarbeiter der voestalpine eine SAP-Lösung, um Produkte und Dienstleistungen zu beschaffen. Da die Software nicht für diesen Zweck ausgelegt ist, war logischerweise die Unzufriedenheit hoch. Benötigte Produkte zu finden, war mühsam, eine intuitive Unterstützung nicht vorhanden. Über das interne System konnte auch nicht in externen Katalogen bestellt werden, weil diese nicht eingebettet waren. Außerdem wurden die Daten, Produkte und Dienstleistungen der Lieferanten in mehreren Systemen gespeichert.

Konzernweit eine einzige Beschaffungsplattform

Jetzt ist der Online Product Catalog (Webshop) von OpusCapita das zentrale webbasierte Portal für die Suche, Darstellung und Bestellung von Produkten und Dienstleistungen. Damit sind alle Abläufe eindeutig definiert und strukturiert. Das neue System ist einfach zu bedienen, verfügt über eine übersichtliche Oberfläche und bietet einen auf das Unternehmen zugeschnittenen Funktionsumfang. Die Beschaffungsprozesse sind in allen Abteilungen transparent und verbindlich. So werden alle Vorgänge auch deutlich schneller bearbeitet. Kosten und Aufwand sanken und die Effizienz der Mitarbeiter stieg. Die elektronische Beschaffungsplattform wird konzernweit von mehr als 2.300 Nutzern verwendet.

Unterstützung und deutliche Entlastung des Einkaufs

Weitere Vorteile des neuen Systems sind zum Beispiel sichere und compliant gespeicherte Daten sowie die Möglichkeit, Einkaufsvolumina zu bündeln. Damit hat der Einkauf deutlich weniger operativen Aufwand.

Auch die Anbindung der Lieferanten wurde deutlich verbessert. Durch den Einsatz von Self-Service Manager (Kataloge) können sie ihre Kataloge und Kontrakte eigenständig hochladen und verwalten. Weil die Datenqualität automatisiert geprüft wird, konnte auch hier eine starke Entlastung des Einkaufs erzielt werden.

Da nun auch objektive Kriterien für die Bewertung der Lieferanten zur Verfügung stehen, konnte deren Anzahl deutlich reduziert werden.

Schnelle Akzeptanz und fehlerfreie Bestellungen

Nach Einführung des neuen Systems hat sich die Anzahl der katalogbasierten Bestellungen innerhalb kürzester Zeit auf über 100.000 mehr als verdoppelt. Fehleranfällige Freitextbestellungen werden nun vermieden, weil auch Dienstleistungen als Katalogartikel bestellt werden können.

Applikationen und Lösungen

  • eProcurement: Product Information Manager, Produktdaten erfassen, harmonisieren und anreichern.
  • Webshop: Online Product Catalog, Shop für den Einkauf.
  • Kataloge: Self-Service Manager, Portal für Lieferantendaten.
Procurement case study with voestalpine

Die voestalpine agiert weltweit mit einer Vielzahl spezialisierter und flexibler Unternehmen für die Fertigung, Verarbeitung und Weiterentwicklung von Stahlprodukten. Sie ist ein führender europäischer Partner der Automobil-, Hausgeräte-, Konsumgüter- und Energieindustrie, außerdem Weltmarktführer in der Weichentechnologie, bei Werkzeugstahl und Spezialprofilen sowie Europas Nummer 1 bei der Herstellung von Spezialschienen.