28. Mai, 2020

Wie Kann E-invoicing Die Welt Retten?

von e-invoicing Trends, Digitalization, Invoice Process Automation, Business Network

Wir alle sind Zeugen eines neuen und einzigartigen Phänomens in der modernen Welt. Als ob ein Szenario aus einem fiktiven Film Wirklichkeit geworden ist. Durch die Corona-Krise ist das schlimmste Chaos in der Weltwirtschaft seit dem Zweiten Weltkrieg ausgelöst worden. Sollten wir in Zeiten wie diesen überhaupt an E-Invoicing denken? Die aktuellen Umstände erfordern radikale Maßnahmen, um die Räder des Handels am Laufen zu halten und die Lieferketten aufrechtzuerhalten. Wir verstehen, dass E-Invoicing nur eine Lösung für eines der Probleme ist, und wir hoffen, dass Sie mir das nicht übel nehmen, wenn wir uns auf dieses eine Thema konzentrieren, zu dem wir unserer Meinung nach einen wertvollen Beitrag leisten können.

How can e-Invoicing save the world?

Für mich persönlich zeigt die aktuelle Situation die Dringlichkeit der Einführung einer papierlosen Lieferkette auf, damit Order-to-Cash- und Purchase-to-Pay-Prozesse weiterhin optimiert werden können. Man könnte sogar sagen, dass es nicht um Optimierung geht, sondern um eine Überlebensfrage. Die letzten 2 Monate haben uns gezeigt, dass sich Epidemien schnell ausbreiten und unvorhersehbare Veränderungen fast täglich passieren. Verschiedene Industrien stehen vor großen Herausforderungen. Neben der Tourismus- und Reisebranche, die wahrscheinlich am stärksten betroffen sind, sehen wir außerdem, dass arbeitsintensive Industriezweige durch größere Ausfälle betroffen sind.

Daher sind auch papierbasierte Lieferkettenprozesse einem großen Risiko ausgesetzt. Dabei geht es nicht nur um die Menschen in Ihren Poststellen, sondern das gesamte weltweite Postgeschäft ist unter Druck geraten, was sich dann auch auf Ihre Debitoren- und Kreditorenkonten auswirkt - möglicherweise in erheblichem Maße.

Über die Aktivitäten der EESPA (European E-Invoicing Service Provider Association) haben wir auch schon berichtet. Erst kürzlich hat der Verband ein Dokument veröffentlicht, in dem die Dringlichkeit der Umstellung auf die E-Invoicing nochmal hervorgehoben wird.

Die elektronische Rechnungsstellung ist in Zeiten wie diesen ein absolutes Muss in Ihrem Debitorenbuchhaltungsprozess - die schnelle und präzise Zustellung von Rechnungen und der Einzug von Zahlungen ist unglaublich wichtig, wenn Sie die Herausforderung bewältigen wollen. Sie erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, pünktlich bezahlt zu werden, wenn Ihre Rechnungen nahtlos in Ihren Kundeneinkaufsprozess einfließen.

Im Purchase-to-Pay-Prozess garantiert Ihnen der elektronische Rechnungsaustausch eine zeitnahe Bearbeitung der Rechnungen und eine Beschleunigung der Zahlungen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren Lieferprozess gesund zu halten, und gibt den kleinen Lieferanten Sicherheit, die zwar ein wichtiger Akteur in Ihrer Lieferkette sein könnten, aber sehr anfällig für die Probleme in einem externen wirtschaftlichen Umfeld sind.

Noch nie waren die Argumente für die Abschaffung von Papier und dessen Ersatz durch sichere und zuverlässige digitale Prozesse für E-Business und automatisierte Lieferketten so überzeugend. Es gibt aktuelle Belege für Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung, die durch die Remote-Arbeit und die logistische Handhabung von papierbasierten Dokumenten verursacht werden. Die derzeitigen Verwerfungen wirken als Katalysator für die Digitalisierung, da wir noch einige Zeit mit diesen neuen Bedingungen leben werden.

Wie Sie alle wissen, arbeite ich für OpusCapita - ein Anbieter von E-Invoicing-Dienstleistungen (als ein Teil des Portfolios). Ich könnte hier vielleicht hervorheben, was wir und alle anderen Dienstleistungsanbieter als Teil der Lösung anstreben, die bessere Ergebnisse für unsere Kunden, aber auch einen insgesamt gesünderen Markt fördert.

Was zum besseren Ergebnis für den Kunden beiträgt:

  • Zunächst, wie bereits gesagt - "Papier ist Out". Der Wechsel auf die elektronische Übermittlung aller Nachrichten, um Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und die Datenqualität zu verbessern, ist wichtig. Es besteht keine Notwendigkeit, etwas zu drucken und zu scannen. Selbst der virtuelle Druck und das virtuelle Scannen (denken Sie an PDF) nimmt zu viel Zeit in Anspruch, aber zumindest hilft es, das physische Produktionsrisiko zu mindern. Daten, die von Anfang bis Ende elektronisch sind, können KPIs wie die Zeit bis zur Zahlung, DSO und Ihren Cash Conversion Cycle radikal verbessern.
  • "Vom Anfang bis zum Ende". Es ist klar, dass die besten Effekte erzielt werden können, wenn alle Geschäftsnachrichten elektronisch ausgetauscht werden. Ausgehend von Bestellungen und warum nicht auch Kataloge. Auch hier sind Datenqualität und Effizienz die Schlüsselwörter. Einkäufer und Lieferanten können die Vorteile der elektronischen Beschaffung und Rechnungsstellung, des effizienten On-Boarding für den Zugang zu digitalen Dienstleistungen und der Verbesserung der Sicherheit und Pünktlichkeit von Zahlungen nutzen.
  • "Seien Sie verständlich und konsistent". Interoperabilität hat sich durchgesetzt. Durch die Erleichterung des offenen Datenaustauschs können Transaktionsdaten nahtlos zwischen Handelsparteien übertragen werden, unabhängig davon, auf welchem Kontinent Ihr Geschäftspartner ist und welchen Dienstleister er nutzt. Interoperabilität im elektronischen Rechnungsaustausch ist heutzutage genauso weit verbreitet wie noch vor einiger Zeit im GSM-Netz. Es stehen gute Standards zur Verfügung, und obwohl fast alle Dienstanbieter dazu bereit sind, hat es noch nicht überall stattgefunden. Das robuste Peppol-Netz und die EESPA-Netze arbeiten sehr stark darauf hin, die Interoperabilität weltweit verfügbar und für den Benutzer vollständig transparent zu machen.
  • "Mehr tun". Der eigentliche Wertbeitrag der digitalen Lieferkette geht über den Nachrichtenverkehr hinaus. Es geht um Steuer- und Vertragskonformität, verbesserte Sicherheit und Integrität, Datenvalidierung und -transformation, Analyse und Ausgabentransparenz und möglicherweise um die Finanzierung der Lieferkette. Die elektronische Rechnungsstellung (und die breitere o2c/p2p-Nachrichtenübermittlung) ist die Grundlage dafür.

Jetzt ist der beste Zeitpunkt, um zu einer vollständig digitalen Lieferkette überzugehen. Die wirklichen Vorteile ergeben sich aus der kritischen Masse und der Fähigkeit, schnell auf veränderte Umstände zu reagieren. Bitte denken Sie noch heute darüber nach, Maßnahmen zum Schutz der Handelsintegrität zu ergreifen und eine wertvolle Plattform für die Zukunft zu schaffen - für Ihr Unternehmen und Ihre Handelspartner.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Blogs habe ich einen Newsletter von PwC erhalten, der über die Aktivitäten der französischen Regierung zur "Legalisierung papierbasierter elektronischer Rechnungen" informiert.

"In the context of the adoption several weeks ago of various emergency measures in the tax, VAT, social, legal and accounting matters related to the COVID-19 health crisis, the Public Finances Directorate General (DGFIP), in a memorandum from the Tax Audit Department dated 30 March 2020 and published on 2 April, proposes a tolerance measure for the exchange of invoices by electronic means. In practice, for the duration of the state of health emergency, in the event of sending a digitized paper invoice by e-mail, it will be authorized for businesses that this type of invoice may - while retaining its nature as a 'valid' invoice with regard to VAT and without prejudice to the exercise of the recipient's right to deduct purchase VAT - be addressed as such to the recipient (customer)". (source: PWC newsletter)

Ich hoffe aufrichtig, dass Sie sich nicht für diesen Weg entscheiden und das Momentum nutzen werden, um zum vollständigen elektronischen Rechnungsaustausch überzugehen. Schwere Zeiten erfordern mutige Entscheidungen. Das Einzige, was Sie jetzt noch tun müssen, ist, einfach mit der Umsetzung Ihrer Transformationspläne zu beginnen.

Mit freundlichen Grüßen,
Ahti

 

Ahti Allikas

Ahti Allikas
Ahti Allikas ist seit 2000 in der E-Invoicing-Branche aktiv. Bei OpusCapita bekleidet er derzeit die Position des Head of Partners and Networks und ist für die Weiterentwicklung des E-Invoicing-Ökosystems verantwortlich. Er sitzt im Leitungsgremium des EESPA-Verbands (European E-invoicing Service Providers Association), vertritt OpusCapita in einem weiteren Verband, der OpenPEPPOL Association, und hat sich vor kurzem auch dem European Multi-Stakeholder Forum on E-Invoicing (EMSFEI) angeschlossen.

 

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