31. März, 2020

Procurement - eine sinnvolle Entschuldigung für den Misserfolg?

von Procurement Trends, Source-to-Pay, Sourcing, E-procurement

Wissen Sie, wie viel Zeit und Geld Ihr Unternehmen verliert, wenn Beschaffungsprozesse nicht richtig digitalisiert werden?

Procurement - A useful excuse for failure?

Warum verstehen Unternehmen nicht den Wert von modernsten, end-to-end oder integrierten IT-Systemen, die z.B. Kontrolle (zu Beginn des Prozesses), Transparenz, Effizienz und Informationsaustausch ermöglichen - insbesondere im Procurement? Es erstaunt mich, dass ein solcher Schlüsselfaktor für den Gesamterfolg eines Unternehmens ignoriert und/oder minimiert werden kann, wie es so häufig der Fall ist.

"Tools sind nicht die Lösung" ist eine viel zu oft gehörte Antwort auf alle Entwicklungsvorschläge. Teilweise verständlich, aber ich würde gerne eine gute Erklärung hören, warum das Lieferantenmanagement, Ausschreibungen, Vertragsmanagement, Berichterstattung und Analysen immer noch hauptsächlich per E-Mail (inkl. Word-, Excel-, ppt- und/oder pdf-Dateien) durchgeführt werden, wenn der Return on Investment von verwandten IT-Lösungen so schnell und nachweisbar ist? Liegt es daran, dass es so schwierig ist, zu konkretisieren, zu messen und zu verfolgen? Nun, die Vorteile sind auf jeden Fall real, messbar oder nicht messbar. Der Grad der Messbarkeit hängt vollständig von der Prozessreife der Organisation und ihrer Fähigkeit ab, die Ausgaben während der Entwicklungsaktivitäten zu identifizieren und nachzuverfolgen (so wie Sie die Kosten in Bezug auf jeden Lieferanten, jede Kategorie oder andere Kostenelemente verfolgen würden).

"So haben wir das schon immer gemacht" ist eine weitere Antwort, die viel zu oft gegeben wurde, wenn eine Veränderung vorgeschlagen wurde. Nun, ja, es mag so funktionieren, aber was wäre, wenn das alles noch besser und effizienter gemacht werden könnte, z.B. durch die Konsolidierung der Lieferantenbasis mit einer grundlegenden Ausgabenanalyse oder durch oder die Reduzierung der Bestände durch verbesserte Prognosen? Wie wäre es, wenn man potenzielle Lieferanten entsprechend den jeweiligen Bedürfnissen finden und die Leistung der Lieferanten und die Preisschwankungen bewerten würde? Wie können Sie dies effektiv und effizient ohne ein System tun? Die Antwort ist - Sie machen es nicht effektiv oder effizient. Unreife Beschaffungsprozesse zwingen Sie normalerweise dazu, einen Aufschlag zu zahlen (gegenüber modernen Beschaffungsabteilungen) und Ihren Schlüsselpersonen mehr Zeit zu nehmen.

Wie kann eine Organisation ein solches Entwicklungsvorhaben ablehnen oder verzögern? Ist es auf den Widerstand gegen Veränderungen zurückzuführen? Die Entwicklung erfordert Veränderungen und konsequente Anstrengungen der beteiligten Personen. Jeder will Veränderung, aber niemand will sich ändern. Warum sollte ich meine Arbeitsweise ändern? Weil Sie für ein Unternehmen arbeiten, nicht für sich selbst, es sei denn, Sie sind ein Unternehmer. Um so erfolgreich wie möglich zu sein, muss das Unternehmen sicherstellen, dass die gleichen/ähnlichen Vorgänge auf systematisierte Weise durchgeführt werden, um Kontrolle, Effizienz, Weiterverwendung und Zuverlässigkeit z.B. von Daten zu gewährleisten. Oder aufgrund des fehlenden Gefühls, den Schmerz nicht unterstützender IT-Systeme zu spüren? Jeder, der in der Beschaffung arbeitet, fühlt den hier beschriebenen Schmerz, aber fühlen die Führungskräfte den Schmerz? Die angeforderten Berichte, Analysen, Ausschreibungen und Verträge werden auf jeden Fall geliefert. Vielleicht ist dieser Mangel an Effizienz eine nützliche Ausrede, um andere Fehler zu erklären?

Seit Jahren frage ich mich, warum so wenig getan wird, um die Systemlandschaft in der Beschaffung zu entwickeln und zu vereinheitlichen, wenn sie im Verkauf völlig anders zu sein scheint. Einer der Gründe, warum ich mich für den Vertrieb eines Anbieters von Beschaffungslösungen entschieden habe, war die Möglichkeit, mehr Organisationen bei der Digitalisierung ihrer beschaffungsbezogenen Prozesse unterstützen zu können.

Die Reise muss irgendwo anfangen. Wahrscheinlich wird es beim ersten Versuch nicht perfekt sein, aber es wird sich nie verbessern, wenn es nicht verbessert wird.

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Miia Lönnqvist

Miia Lönnqvist
Sales Executive (ITIL), OpusCapita

Miia verfügt über 20 Jahre Erfahrung im Einkauf, Sourcing und den damit verbundenen Entwicklungsaktivitäten in verschiedenen Unternehmen. Während dieser Zeit war sie für direkte und indirekte Geschäftsbereiche verantwortlich, die mit Dienstleistungen und Materialien zusammenhängen (z.B. IT-Beratung HW, SW & Entwicklung und Marketing & Kommunikation). Seit Frühjahr 2019 ist sie für den Verkauf der Source-to-Pay-Lösung von OpusCapita an Großkunden verantwortlich.

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