10. Juli, 2020

Die unausweichlichen Herausforderungen bei der Beschaffung von Dienstleistungen

von Procurement Trends, Source-to-Pay, E-procurement

Die Beschaffung von Dienstleistungen ist noch immer eine Herausforderung für viele Einkaufsabteilungen. In diesem Blog erfahren Sie, weshalb und wie Sie die Herausforderung in der Dienstleistungsbeschaffung meistern und Ihr Unternehmen auf effiziente Weise unterstützen können.

Die Beschaffung von Dienstleistungen

Ich bin seit über zehn Jahren im Source-to-Pay-Bereich tätig. In den letzten zehn Jahren hat sich die Beschaffung dank neuer Technologien stark gewandelt und weiterentwickelt. Aber die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Beschaffung von Dienstleistungen - übrigens eine komplexe und ständig wachsende Ausgabenkategorie in vielen Unternehmen - scheinen unausweichlich zu sein.

Ist die Dienstleistungsbeschaffung sinnvoll zur Lösung dieser immerwährenden Herausforderungen weiterentwickelt worden?

Bewegen wir uns in die richtige Richtung

Die Dienstleistungsbeschaffung so effizient zu gestalten, wie die Beschaffung von standardisierten Produkten beispielsweise, ist für viele Einkäufer weiterhin eine enorme Herausforderung. Aber wie hat sich die Dienstleistungsbeschaffung weiterentwickelt? Konzentrieren wir uns auf die Grundlagen: Bestellen und Empfangen.

Dienstleistungen zu bestellen ist sicherlich einfach, aber nicht so einfach wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Denn zum Zeitpunkt der Anforderung oder Bestellung ist das konkrete Leistungsergebnis noch nicht bekannt. Stellen Sie sich vor, Sie richten eine Veranstaltung aus und möchten den Gästen die Möglichkeit bieten, an der Bar Getränke einnehmen zu können. Sicherlich wird der Barkeeper festhalten, welche und wie viele Getränke konsumiert wurden. Nur werden Sie die Gesamtkosten, der an der Bar konsumierten Getränke, erst nach der Veranstaltung erfahren. Wie können Sie im Einkaufsprozess sicherstellen, dass Anforderungen oder Bestellungen für eine Dienstleistung auf eine strukturierte Art und Weise erfolgen?

Im Normalfall wird ein Bedarfsanforderer, zum Beispiel aus der Marketingabteilung, eine Freitextbestellung erzeugen, die Informationen wie eine allgemeine Beschreibung zu den gewünschten Getränken enthält und vielleicht die Anzahl der zu erwartenden Personen bei der Veranstaltung. Dadurch erhält der Einkäufer Ihrer Einkaufsabteilung ein Minimum an Informationen, die er seinerseits dem Lieferanten übermitteln kann. Der Bedarfsanforderer erhält zwar seine bestellte Dienstleistung, aber eventuell nicht in dem gewünschten Umfang und zu den vorher vereinbarten Kosten. Der Bestellprozess ist wenig steuerbar, kaum vorhersehbar und mangelt an Effizienz. Der Einkäufer tut sein Bestes den Prozess zu unterstützen.

Die zweite Frage stellt sich beim Empfang der Dienstleistungen. Im obigen Beispiel ist es möglich nachzuverfolgen, ob Ihr Auftrag im gewünschten Umfang unter den vorhervereinbarten Preisen und Konditionen erfüllt wurde. Aber was ist mit technischen Dienstleistungen, zum Beispiel Updates für die Website, die von einem externen Anbieter erbracht werden? Sicherlich liegt mit diesem Dienstleister ein Vertrag mit vorverhandelten Preisen und Konditionen zugrunde. Und selbstverständlich soll nur die geleistete Arbeit in Rechnung gestellt werden. Nun kommt es bei Beauftragungen von Dienstleistungen auch zu ungeplanten zusätzlichen Arbeitsstunden durch den Dienstleister. Auch können ad hoc Aufgaben anfallen, die im Rahmen der Beauftragung unerwartet zusätzliche Arbeit verursachen. Ein automatisierter Einkaufsprozess kann diese variablen Faktoren einbeziehen und verarbeiten.

In vielen Fällen unterstützen die jeweiligen Systeme keine weiteren Maßeinheiten (Units of Measure, UOM), gegen die Sie eine Dienstleistung, die typischerweise nicht aus dem Katalog stammt und z.B. in Stunden statt in Einheiten gemessen wird, genau berechnen können. Und wenn die genaue Leistungsbestellung mühsam ist, ist die Nachverfolgung der Leistungserfüllung sogar noch aufwändiger. Das ist auf ungenaue Spezifikationen und die Tatsache zurückzuführen, dass die Leistung sowohl fixe Kosten wie z.B. einen Stundensatz, als auch variable Ausgaben mit sich bringen kann. Der empfangsseitige Teil ist wichtig, da er den Abgleich und die Bezahlung der Lieferantenrechnungen mit den empfangenen Dienstleistungen ermöglicht, so dass leicht festgestellt werden kann, ob die Kosten auf der Rechnung korrekt sind. Darüber hinaus ermöglicht es auch eine transparente Spend Analyse und Kostenkontrolle sowie, wenn genügend Informationen verfügbar sind, das Supplier Performance Management. 

 

Systemgestützte Beschaffung von Dienstleistungen

 

Die Ursachen für die Herausforderungen bei der Beschaffung von Dienstleistungen sind die gleichen geblieben. Was dramatisch zugenommen hat, ist die Notwendigkeit für die Beschaffungsabteilungen, ihren Einfluss zu erhöhen. In der Praxis kommen zu der oben beschriebenen Komplexität noch die zunehmenden Produkt- und Dienstleistungsbündel, Smart Contracts, bei denen sowohl fixe als auch variable Kosten zu berücksichtigen sind, sowie eine gestaffelte Preisgestaltung.

Eine moderne Procurement-Lösung kann die meisten dienstleistungsbezogenen Beschaffungsprobleme mit Hilfe von Smart Forms, einer umfassenden Vertragsmanagement-Integration und einem robusten Lieferanten-Informationsmanagement lösen. Konzentrieren wir uns zunächst auf die Smart Forms. Es handelt sich dabei um eine viel nützlichere Version der klassischen "Freitext"-Methode für Bestellanforderungen. Das Smart Form ähnelt ziemlich stark dem was Sie online erfahren werden, wenn Sie einen Bestellprozess durchlaufen, der eine Konfiguration erfordert. Das Smart Form steuert den Bestellprozess mit einer Reihe von Dropdown-Optionslisten, was wiederum die mögliche Bestellanforderung sehr konkret macht und die Möglichkeiten des Käufers, die Bestellung aufzugeben, deutlich verbessert - gleichzeitig erhöht es die Chancen, dass die Lieferantenrechnung mit der Bestellung übereinstimmt, wenn diese eingeht.

Ein vergleichbares Kernstück moderner Lösungen für die Beschaffung von Dienstleistungen ist das Leistungserfassungsblatt. Es versetzt den Anbieter der Dienstleistung in die Lage, sich in das Portal des Kunden einzuloggen und direkt den Umfang der geleisteten Arbeit und mögliche zusätzliche Ausgaben zu melden. Das Leistungserfassungsblatt erzeugt einen Workflow im System des Kunden, und nach seiner Genehmigung kann die Lieferantenrechnung dann erneut abgeglichen werden.

 

Was können wir in Zukunft erwarten?

 

Mit Blick auf die Zukunft der Dienstleistungsbeschaffung würden die meisten Branchenexperten auf eine vollständig integrierte Lieferkette hinweisen, die eine Kombination aus Analytik und künstlicher Intelligenz nutzt, um die Nachfrage zu antizipieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Ich bin zum Beispiel begeistert vom 3-D-Druck und was er für Remote-Standorte und den Ersatzteilbedarf bedeuten könnte. Eventuell denken Sie, dass ich jetzt den Faden verloren habe, da der Kauf von Ersatzteilen keine Dienstleistung darstellt. Doch was wäre, wenn das Drucken durch einen Smart Contract (unter Verwendung der Blockchain-Technologie) ermöglicht würde, der über IPR-lizenzierte Optionen für 3D-Drucker mit Videounterstützung für die Installation verfügen würde. Das wäre ein innovativer Service, von dem eine Raumstation oder eine Forschungsstation in der Antarktis profitieren würde.

Der Beschaffungsprozess für Dienstleistungen hat sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt - für einige jedoch mehr als für andere. Einkaufsabteilungen nehmen sich vermehrt der effizienten Verwaltung dieser steigenden komplexen Ausgabenkategorie an. Transparenz, Kosteneinsparungen und ein Straight-Through-Prozess sind einige der positiven Ergebnisse. Und vor allem spielen Lieferanten einen wesentlichen Faktor für die Kundenzufriedenheit, die letztendlich immer im Zentrum aller Bemühungen stehen.

Für Einkaufsabteilungen bedeutet es, dass sie die Verantwortung übernehmen müssen, um Kundenzufriedenheit und Unterstützung bei der Leistungserstellung des Unternehmens durch effiziente Lieferantenkommunikation und die zeitgerechte Lieferung von Produkten und Dienstleistungen sicherzustellen.

 

Rowan Lemley on catalog content management

Rowan Lemley


Rowan Lemley arbeitet seit mehr als 10 Jahren im P2P-Bereich und hat in dieser Zeit umfassende Erfahrungen gesammelt – u.a. bei der von ihm gesteuerten Markteinführung verschiedener Lösungen wie Automatisierungen im Kreditorenbereich, B2B-Netzwerke, Finanzdienstleistungen, E-Procurement- und Product Information Management-Konzepte.

 

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