31. März, 2020

Peppol-Initiativen in den Nordics

von e-invoicing Trends, PEPPOL, Business Network, E-invoicing

Schauen wir uns an, wie Peppol die elektronische Beschaffung und den elektronischen Handel in den nordischen Ländern beeinflusst (mit einem kleinen Highlight zu Dänemark). Es wird spannend sein, welche Schlussfolgerungen wir für den Rest von uns ziehen können.

Peppol Initiatives in the Nordics

 

Ich bin wieder da. Ich dachte, dass es diesen Monat ein guter Zeitpunkt wäre, um im E-Invoicing-News-Blog die Entwicklung in den nordeuropäischen Länder näher anzuschauen. Die nordeuropäischen Länder gelten seit jeher als Vorreiter in der Welt des elektronischen Handels (zumindest in Europa). Und gleichzeitig wird sehr oft ein Zusammenhang zwischen dem Erfolg Peppols und Norwegen gesehen. Deshalb möchte ich einen Blick darauf werfen, wie Peppol die elektronische Beschaffung und den E-Commerce in den Nordeuropäischen Ländern beeinflusst (mit Dänemark im Schwerpunkt). Es wird spannend sein zu sehen, welche Schlussfolgerungen wir für uns ziehen können.

Ich möchte auch einen speziellen Bereich über E-Invoicing-Formate und -Standards für Begeisterte wie mich einbauen und werde einen genaueren Blick darauf werfen, was Peppol Bis 3.0 für lokale Standards wie Svefaktura bedeutet.


PEPPOL Entwicklungen in den Nordics


Neulich sprach ich mit meinem lieben Kollegen Matts Ek aus Schweden. Er erzählte mir von einer Veranstaltung, an der er kürzlich teilnahm. Die Veranstaltung fand mit Teilnehmern des schwedischen Unternehmensregistrierungsamtes, des schwedischen Verbands der Gemeinden und Regionen und der Agentur für digitale Verwaltung statt. Darüber hinaus gab es auch Teilnehmer aus den anderen nordeuropäischen Ländern und von verschiedenen Dienstleistern. Es war interessant, über die Entwicklungen der elektronischen Rechnungsstellung in den Nordeuropäischen Ländern zu hören, aber der dänische Fall ist etwas, das ich hier hervorheben möchte.

Wie Sie vielleicht wissen, müssen mit der Richtlinie der EU-Kommission EC/2014/55 alle öffentlichen Behörden in Europa bereits seit April 2019 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, wenn diese nach der Europäischen Norm (herunterladbar über die nationalen Standardisierungsseiten) geliefert werden. Einige der nordeuropäischen Länder wie Norwegen haben Peppol als Infrastruktur für die Durchführung von B2G E-Invoicing mandatiert. Schweden beauftragt Peppol für alle neuen Verbindungen, aber bereits bestehende Verbindungen können so funktionieren. Island, Dänemark und Finnland - sie alle unterstützen Peppol parallel zu den bestehenden nationalen Systemen, nur weil die bestehenden Systeme bereits seit längerer Zeit im Einsatz sind.

Das ist alles schön und gut, aber die skandinavischen Länder wollen hier nicht aufhören - es besteht der Ehrgeiz, mehr zu tun. Der gesamte Beschaffungsprozess muss effektiv sein. Auch wenn die Einführung der elektronischen Beschaffung in der Realität nicht so einfach ist wie die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Es geht nicht nur um die Umstellung des Prozesses von Papier auf elektronische Rechnungen, sondern auch um die Änderung der Einstellung der Benutzer. Deshalb freue ich mich, dass die nordeuropäischen Länder keine Angst vor Herausforderungen haben - Dänemark beispielsweise will Kataloge, Bestellungen und Rechnungen bis Januar 2021 mit Peppol BIS3 kompatibel machen. Was ist dieses Peppol BIS3? Darauf werde ich weiter unten in diesem Beitrag etwas näher eingehen.

Diejenigen, die sich an die Geschichte der elektronischen Rechnungsstellung erinnern, wissen vielleicht auch, dass Dänemark die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich bereits 2005 vorgeschrieben hat. Am Anfang war es eine Mischung aus Scannen und elektronischer Rechnungsstellung, aber heute sind 99% der dänischen B2G-Rechnungen elektronisch. Nun unternimmt Dänemark die nächsten Schritte in der langfristigen Einführung der elektronischen Beschaffung unter Verwendung des Peppol-Netzwerks als Plattform (und wie wir unsere direkten dänischen Freunde kennen, werden sie dies nicht schönreden). Ihre Ambitionen sind nicht zu unterschätzen - Dänemark will Unterstützung für alle öffentlichen Beschaffer schaffen und Peppol in allen e-Procurement-Prozessen - Katalog, Bestellung, Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung - zum Einsatz bringen. Sie sind bereits dabei, einen Plan für die Umsetzung der öffentlichen Beschaffung zu erstellen und diskutieren mit verschiedenen Dienstleistern, um zu sehen, was der Markt dazu beitragen kann. In diesem Jahr soll eine neue Gesetzgebung verabschiedet werden, die im Januar 2021 in Kraft treten soll und die diese Initiative voll und ganz unterstützt.

Schauen wir uns Schweden an. Wie steht es um die schwedischen Erfolgsgeschichten? E-Invoicing ist bereits seit Jahren im Gebrauch - Svefaktura als lokale Standard-Rechnungsformate sind schon lange im Einsatz. Die E-Invoicing-Rate gegenüber dem öffentlichen Sektor beträgt im Durchschnitt mehr als 55%. Die Bereitschaft, eine elektronische Rechnung durch Einrichtungen des öffentlichen Sektors zu erhalten, liegt bei nahezu 100%. Wie ich oben geschrieben habe, gibt es schon seit langem eine lokale Infrastruktur, aber nun hat sich auch Schweden mehr auf Peppol eingestellt. Seit 2019 müssen alle neuen Rechnungen, die an die öffentlichen Einrichtungen gerichtet sind, über Peppol laufen. Der lokale Rechnungsstandard, Svefaktura, wird ab Frühjahr 2021 abgeschafft.

Bei anderen E-Procurement-Prozessen wie der Bestellung und der Abwicklung ist das Bild in Schweden nicht ganz dasselbe wie bei der elektronischen Rechnungsstellung. Da die Umsetzung des E-Commerce irgendwie als ressourcen intensiver angesehen wird, gaben im Jahr 2018 68% der Kommunen an, dass ihnen dafür die Ressourcen fehlen, während 19% der Kommunen den Fachkräftemangel empfanden und 20% der Kommunen noch immer nicht von den Vorteilen der elektronischen Beschaffung überzeugt waren. Das Bild hat sich bereits 2019 deutlich verbessert - das Wissen über Peppol ist gestiegen und viel mehr Behörden haben sich die Umsetzung der elektronischen Beschaffung als Ziel für die kommenden Jahre gesetzt. Natürlich ist Peppol mit BIS3 hier die empfohlene Lösung.
Finnland ist bereits seit Ende des letzten Jahrhunderts (das ist schon lange her, nicht wahr?) Vorreiter bei der elektronischen Rechnungsstellung. Ich glaube, dass es eines der wenigen Länder (wenn nicht sogar das einzige) in der Welt ist, in dem der öffentliche Sektor erstaunliche Zahlen (+90%) bei der elektronischen Rechnungsstellung erreichen konnte, ohne sie den Unternehmen überhaupt auferlegt zu haben. Norwegen ist gleichzeitig ein positives Beispiel dafür, dass der öffentliche Sektor mit gutem Beispiel vorangegangen ist. Im Jahr 2012 hat der norwegische öffentliche Sektor de facto die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich über das Peppol-Netzwerk vorgeschrieben. Seitdem hat die Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung schön zugenommen, und der Anteil der elektronischen Rechnungsstellung in der Zentralregierung liegt heute bei etwa 85 %. Das beste Ergebnis der Erfolgsgeschichte des öffentlichen Sektors in Norwegen ist, wie es auch das B2B-Geschäft beeinflusst hat. Tatsächlich nutzt der größte Teil des privaten Sektors Peppol heute auch für die elektronische Rechnungsstellung. Das liegt daran, dass die Nutzer nach der Einführung von Peppol durch die Nachfrage des öffentlichen Sektors die Vorteile für sich entdeckt haben und Peppol in Norwegen heute ein wichtiger Bestandteil des Geschäftslebens geworden ist.

E-Procurement im öffentlichen Sektor Norwegens steht ganz oben auf der Regierungsagenda. Die Digitalisierung des Vorvergabeprozesses und des Vertragsmanagements, die Ermöglichung dynamischer Beschaffungssysteme und die Integration von Vorvergabe- und Nachvergabeprozessen sind nur einige der strategischen Themen, die in den Jahren 2020-2024 umgesetzt werden sollen. Derzeit werden im Peppol-Netzwerk monatlich mindestens 25 - 30.000 öffentliche Beschaffungen durchgeführt. Das Peppol-Netzwerk ist ein wichtiger Teil der Digitalisierungsstrategie für die elektronische Beschaffung im öffentlichen Sektor in Norwegen sowie in Dänemark und Schweden.

Ich finde es aufregend, all diese Digitalisierungsinitiativen in den Nordischen Ländern zu sehen. Auch im Rahmen des Programms der Nordic Smart Government wird dies ein wichtiges Thema für alle Mitglieder werden, um den Handel zwischen dem öffentlichen und privaten Sektor zu erleichtern.


Peppol BIS3 - was hat es damit auf sich?


Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um uns Peppol BIS3 anzusehen. Wenn Sie wie ich sind, haben Sie sich wahrscheinlich schon aufgeregt, als Sie oben über Peppol BIS3 gelesen haben. Nur zur Erinnerung - die Peppol BIS3-Familie gilt als Katalysator für das E-Procurement in den nordischen Ländern. Peppol BIS, auch bekannt als Business Interoperability Specification, ist eine von Peppol definierte Implementierungsrichtlinie für Business Messaging rund um das E-Procurement. Das erste Kind der BIS3-Familie war das Set der BIS3-Rechnungsbelege - Rechnungen und Gutschriften. Als Europa im Jahr 2017 einen neuen Standard für die elektronische Rechnungsstellung einführte, implementierte Peppol diesen Standard in die BIS3-Rechnungsnachricht (UBL-basiertes Dokumentenformat wie alle anderen BIS3-Nachrichten). Ab sofort verwendet der Großteil des Peppol-Netzwerks bereits BIS3-Rechnungsnachrichten im Rechnungsaustausch. Ursprünglich war geplant, BIS2-bezogene Rechnungsnachrichten bis Ende 2019 auslaufen zu lassen, aber leider war dieser Plan zu ehrgeizig. Es gibt jedoch einen klaren Plan, BIS2-Rechnungen noch im Jahr 2020 auslaufen zu lassen.
Neben Rechnungen und Gutschriften gibt es weitere BIS3-Dokumente wie Bestellungen, Kataloge, Lieferavise usw., die ebenfalls im Peppol-Netzwerk verfügbar sind. Diese Dokumente wurden etwas später eingeführt, aber auch für sie steht der Ausstiegstermin bald bevor. Gemäß den Peppol-Richtlinien müssen alle Anwender, die eines der genannten Dokumente unterstützen, auch die BIS3-Familie unterstützen, und seit dem 15. Mai 2020 sollten Peppol BIS2-Meldungen nicht mehr verwendet werden. Es bleibt abzuwarten, ob es eine Änderung der Frist in letzter Minute geben wird, so wie es bei den BIS2-Rechnungen der Fall war. Ich möchte jedoch allen, die E-Procurement-Meldungen der BIS2-Familie (siehe vollständige Liste hier) in der Peppol-Umgebung verwenden, betonen, dass es sich um eine Last-Minute-Frage an Ihren Dienstleister handelt, wie Sie auf BIS3 umsteigen können. Schließlich ist die Peppol BIS3-Familie, wie oben erwähnt, ein Katalysator für die nordische e-Beschaffung, und ich glaube, dass Sie ein Teil dieser Reise sein wollen.

 

 

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Ahti Allikas

Ahti Allikas
Ahti Allikas ist seit 2000 in der E-Invoicing-Branche aktiv. Bei OpusCapita bekleidet er derzeit die Position des Head of Partners and Networks und ist für die Weiterentwicklung des E-Invoicing-Ökosystems verantwortlich. Er sitzt im Leitungsgremium des EESPA-Verbands (European E-invoicing Service Providers Association), vertritt OpusCapita in einem weiteren Verband, der OpenPEPPOL Association, und hat sich vor kurzem auch dem European Multi-Stakeholder Forum on E-Invoicing (EMSFEI) angeschlossen.

 

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